Правила легализации иностранных документов

В соответствии с пунктом 6 Порядка выдачи, продления срока действия и аннулирования разрешений на применение труда иностранцев и лиц без гражданства, утвержденного Постановлением Кабинета Министров Украины от 27.05.2013 г. № 437, все выданные зарубежной страной и составленные на иностранном языке документы для получения разрешения на использование труда иностранца должны быть переведены на украинский язык, заверены в соответствии с законодательством страны их выдачи и легализованы в установленном порядке, если международными договорами Украины, согласие на обязательность которых предоставлено Верховной Радой Украины, не предусмотрено иное.

Государства, желая отменить требование дипломатической или консульской легализации иностранных официальных документов, решили заключить соответствующую конвенцию. Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, было подписано 05.10.1961 года в Гааге. В соответствии с Законом Украины “О присоединении Украины к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов” от 10.01.2002 г. № 2933-III наше государство присоединилось к Конвенции, вступившей в силу с 22.12.2003 г..

Апостиль (apostille) – стандартизированный сертификат или штамп, который ставится на документах или оформляется в виде приложения к документу. Документы, которые заверяются таким образом, не требуют дополнительной легализации, причем их  обязаны признавать на любом государственном уровне в государствах, присоединившихся к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов. То есть, документы этих стран должны быть только апостилированы. Апостилированные документы отменяют требования легализации иностранных официальных документов.

Апостиль имеет форму квадрата, длина сторон которого равна не менее 9 см .

В соответствии со статьей 1 Конвенции отмена требования легализации иностранных документов распространяется на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства.

Согласно Конвенции официальными документами считаются:

1) документы, поступающие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, поступающие от органов прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

2) административные документы;

3) нотариальные акты;

4) официальные надписи, сделанные на документах, подписанных лицами в их частном качестве, такие как официальные надписи о регистрации документа или факта, который имел место на определенную дату, и официальные и нотариальные заверения подписей.

Действие Конвенции распространяется на документы об образовании, социальное положение, трудовой стаж, свидетельства о пребывании живыми, справки, доверенности, судебные решения и материалы об общественных, семейных и уголовных делах. Апостиль проставляется на уставах и упорядоченных документах, патентной и другой документации, поступающей от органа государственной власти (свидетельствах о регистрации, лицензиях и т.п.). На уставных документах, изменениях и дополнениях к ним должна быть отметка и печать регистрационной палаты или налогового органа, а также подпись должностного лица регистрационной палаты.

Положения Конвенции не распространяются на документы, которые выдаются дипломатическими или консульскими агентами, а также административные документы, имеющие непосредственное отношение к коммерческой или таможенной операции. К ним относятся договоренности на проведение сделок, перемещение товаров через границу, договоры (контракты) о поставке товаров и услуг, выполнения различных работ и их расчетов и т. д.

В тех случаях, когда законодательством страны, на территории которой будут использоваться эти документы, предусмотрена легализация документов, они должны легализоваться в консульствах. Легализация включает постепенное проставления заверенной надписи в нескольких учреждениях. Сохранение многоступенчатости при легализации такого рода документов позволяет осуществлять более строгий контроль за деятельностью коммерческих предприятий.

Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица, его статуса и печатью уполномоченного государственного органа на документах и актах для их дальнейшего использования на территории другого государства.

Консульская легализация документов может быть проведена тремя способами:

1) на территории государства, которое выдает этот документ;

2) на территории государства, где необходимо предоставить этот документ (использовать)

3) на территории третьего государства.

Все три способа консульской легализации документов состоят из ряда различных заверений:

1) сначала у нотариуса заверяются документы и достоверность их перевода на язык государства, где будут они использоваться. Затем подается обращение в министерство юстиции, которое удостоверяет подлинность подписи нотариуса. В департаменте (другом компетентном органе, в зависимости от страны) консульской службы министерства иностранных дел подтверждается подлинность подписи лица министерства юстиции. Легализация документа происходит в консульстве государства, на территории которого будут использоваться эти документы;

2) иностранные документы сначала заверяются в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого они были выданы. Подпись и печать под подтверждением вправе ставить только посол, начальник консульского отдела (консул) и его заместитель (вице-консул). Заверенные документы, после проверки по каталогу подлинности подписи, оттиска печати и полномочий работника консульского отдела, легализуются уполномоченным органом консульской службы министерства иностранных дел того государства, где будут использоваться документы. В этом случае также может потребоваться нотариально заверенный перевод документов на язык государства, на территории которого будут использоваться эти документы;

3) третий случай консульской легализации документов в силу своей специфики не получил широкого применения, но возможность его использования при определенных условиях не исключается.

Документы, заверенные только нотариусом, в консульских учреждения не легализуются. Наряду с оригиналами документов следует подавать также их копии.

Есть государства, с которыми правительство Украины заключило двух и многосторонние договоры об отмене требования легализации официальных документов. Документы этих стран должны быть переведены в бюро переводов на украинский язык, их соответствие заверенная нотариально.

Таким образом, все другие страны можно разделить на три группы в контексте процедуры легализации документов:

1) те, что требуют консульской легализации,

2) те, что требуют проставления апостиля,

3) и те, что требуют нотариального заверения копий документов.

Перечень стран, с которыми Украина имеет двусторонние (многосторонние) соглашения, отменяющие требование легализации официальных документов, и в соответствии с положениями которых проставление апостиля на документах не требуется

  • Азербайджан
  • Беларусь
  • Болгария
  • Армения
  • Грузия
  • Эстония
  • Казахстан
  • Кыргызстан
  • Латвия
  • Литва
  • Молдова
  • Польша
  • Российская Федерация
  • Румыния
  • Таджикистан
  • Туркменистан
  • Узбекистан
  • Чехия
  • Сербия
  • Македония

 

Перечень государств-участников Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (1961г.)

  1. Австралия
  2. Австрия
  3. Азербайджан *
  4. Албания
  5. Андорра
  6. Антигуа и Барбуда
  7. Аргентина
  8. Багамы
  9. Барбадос
  10. Бахрейн
  11. Белиз
  12. Бельгия
  13. Беларусь *
  14. Болгария *
  15. Босния и Герцеговина
  16. Ботсвана
  17. Бруней
  18. Вануату
  19. Венесуэла
  20. Армения *
  21. Гондурас
  22. Гренада
  23. Греция
  24. Грузия *
  25. Дания
  26. Доминика
  27. Доминиканская Республика
  28. Эквадор
  29. Эль Сальвадор
  30. Эстония *
  31. Израиль
  32. Индия
  33. Ирландия
  34. Исландия
  35. Испания
  36. Италия
  37. Казахстан *
  38. Кыргызстан *
  39. Китай, Гонконг
  40. Китай, Макао
  41. Кипр
  42. Кабо-Верде
  43. Колумбия
  44. Корея (Республика Корея)
  45. Коста-Рика
  46. Латвия *
  47. Лесото
  48. Литва *
  49. Либерия
  50. Лихтенштейн
  51. Люксембург
  52. Маврикий
  53. Македония *
  54. Малави
  55. Мальта
  56. Маршаловы острова
  57. Мексика
  58. Молдова *
  59. Монако
  60. Монголия
  61. Намибия
  62. Нидерланды
  63. Никарагуа
  64. Германия
  65. Ниуэ
  66. Новая Зеландия
  67. Норвегия
  68. Оман
  69. Острова Кука
  70. Панама
  71. Перу
  72. Южно-Африканская Республика
  73. Польша *
  74. Португалия
  75. Российская Федерация *
  76. Румыния *
  77. Самоа
  78. Сан-Марино
  79. Сан-Томе и Принсипи
  80. Свазиленд
  81. Сейшельские острова
  82. Сент-Винсент и Гренадины
  83. Сент-Китс и Невис
  84. Сент-Люсия
  85. Сербия *
  86. Словакия
  87. Словения
  88. Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии
  89. Соединенные Штаты Америки
  90. Суринам
  91. Тонга
  92. Тринидад и Тобаго
  93. Турция
  94. Венгрия
  95. Узбекистан
  96. Украина
  97. Уругвай
  98. Фиджи
  99. Финляндия
  100. Франция
  101. Хорватия
  102. Чешская Республика *
  103. Черногория
  104. Швейцария
  105. Швеция
  106. Япония